Fonctionnement et relations

Fonctionnement d’une APE

Le comité …

Se répartir les charges au sein du comité, afin que chacun ait une tâche à sa convenance et veiller à ne pas surcharger un membre. Ceci permettra une continuité dans l’existence de l’association et de remplacer plus facilement un membre sortant.

La présidence : s’occupe par exemple: 

  • De l’ordre du jour. Point très important pour le bon fonctionnement d’une séance de comité (il est préférable de rédiger les ordres du jour avant la séance du comité)
  • Des relations avec le directeur, la commune/quartier

 

Le secrétariat peut être assumé par une autre personne du comité en collaboration avec le président.

Le secrétariat s’occupe par exemple:

  • De la gestion du courrier, rédaction de lettres, gestion des archives, etc.
  • De la rédaction des comptes-rendus de séances. C’est un poste important, car les écrits restent !

 

Le/la Trésorier/ère s’occupe de la gestion des cotisations, des dépenses et recettes, des comptes, du bilan et des relations avec les vérificateurs aux comptes.

D’autres membres du comité peuvent prendre en charge des organisations diverses d’activités ou peuvent créer un groupe ” journal “, annuel, bisannuel …pour diffuser l’information à tous les parents de l’école. Une bonne répartition des tâches est un facteur de durabilité pour les comités: par exemple; nommer des responsables pour le journal de l’association, les problèmes liés au chemin de l’école, l’organisation de la fête de l’Escalade/ des promotions, les organisations diverses, etc.

Pour ce qui est des assemblées de la FAPEO diverses solutions sont possibles, par exemple : une personne fixe et un membre du comité à tour de rôle ou deux personnes fixes…

Les affaires courantes :

  • Éventuellement, contracter une responsabilité civile : se renseigner auprès d’une assurance et de la commune. Bien s’informer de l’étendue de l’assurance : dommage matériel, lors d’une fête …
  • Lors d’une assemblée générale, attirer les parents en faisant suivre la partie administrative d’une présentation par un conférencier sur un thème qui préoccupe les parents.
  • Création d’un logo. Cela permet de s’identifier, et d’être identifié.
  • Il est plus pratique d’avoir des rencontres du comité fixées régulièrement: par exemple, chaque 1er mercredi du mois à 20h. au même lieu.

Se faire connaître :

  • Lors des inscriptions des nouveaux élèves, par une présence physique sur place durant ces deux jours, ou au moyen d’un flyer explicatif incluant un bulletin d’inscription …
  • Lors de manifestations : atelier ” vélos “, troc ou vente-échange, fête de l’Escalade/promotions, etc.
  • Lors de la réunion d’école à la rentrée. 
  • En proposant des moments ” café-croissants “, ou lors d’une verrée à l’issue d’une réunion de rentrée.

Les activités de l’APE peuvent être par exemple:

  • Un lieu de rencontre pour les parents, un moment d’échange, une réponse pratique à un souhait des parents, élèves, enseignants.
  • Une source de revenus pour la caisse de l’APE et de l’école. Dans ce cas, il s’agit de bien discuter des principes d’attribution de cet argent avant la fête, afin d’éviter tout malentendu.
  • Des activités destinées aux familles : par exemple, journée ” vélos “, rallye interculturel, etc. Cela permet aux familles de se rencontrer.
  • Distribution de pommes en automne, ventes de pâtisserie durant les fêtes, etc.
  • Des activités pour les enfants, après l’école : par exemple, cours d’anglais, d’informatique, de théâtre, etc.
  • Soirées à thème : prévention, sensibilisation, information, débat, etc.

Lieu :

  • Trouver un local pour se réunir, de préférence dans l’école ou près de celle-ci. Se renseigner auprès de la commune, ou au service des écoles (Ville de Genève). Dans ce local devraient être entreposées les archives de l’APE (armoire).
  • Se renseigner également pour avoir l’usage d’une boîte aux lettres.
  • S’arranger pour avoir la jouissance d’un panneau d’affichage, exclusivement réservé aux documents de l’APE. Se renseigner auprès des enseignants, du concierge, du directeur, de la commune ou au service des écoles. Sur ce panneau pourrait figurer les dates de rencontre du comité, les noms et références des membres du comité, éventuellement les comptes-rendus des comités …

APE regroupées

  • Le regroupement passager d’APE peut permettre à une nouvelle APE de démarrer de bénéficier de l’expérience des autres.
  • Les APE peuvent avoir des liens épisodiques entre elles.
  • En adhérent à la FAPEO elles sont regroupées et représentées au niveau cantonal.